Hausverwaltung untätig: Rechte der Eigentümer

Die Jahresabrechnung ist seit Monaten überfällig, auf E-Mails kommt keine Antwort, gemeldete Schäden bleiben liegen, und die letzte Eigentümerversammlung liegt über ein Jahr zurück. Untätigkeit der Verwaltung ist einer der häufigsten Gründe, warum Gemeinschaften wechseln — und einer der wenigen, bei denen Zögern echtes Geld kostet. Denn während nichts passiert, laufen Fristen: Hausgeldforderungen verjähren, Gewährleistungsansprüche erlöschen, Liquiditätslücken wachsen. Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie strukturiert vorgehen — von der Bestandsaufnahme über die Abmahnung bis zur Abberufung.

Was Untätigkeit rechtlich bedeutet

Die Pflichten der Verwaltung stehen in § 27 WEG und sind kein Ermessensspielraum. Wenn eine dieser Kernpflichten dauerhaft nicht erfüllt wird, liegt eine Pflichtverletzung vor:

Besonders kritisch ist der Forderungseinzug. Hausgeldforderungen verjähren regelmäßig in drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie fällig wurden. Bleibt die Verwaltung untätig, entsteht der Gemeinschaft ein Schaden in Höhe der ausgefallenen Forderung — und zwar endgültig. Anspruchsinhaberin für Schadensersatz ist dabei die Gemeinschaft als Verband, nicht der einzelne Eigentümer. Das ist wichtig für Ihr Vorgehen: Ohne Beschluss der Versammlung wird kein Anwalt für die Gemeinschaft tätig.

Ebenso relevant ist die verweigerte Belegeinsicht. Sie ist nicht nur ein Ärgernis, sondern selbst eine Pflichtverletzung — und häufig der Baustein, der eine spätere Kündigung trägt.

Schritt 1: Bestandsaufnahme statt Einzelbeschwerden

Der häufigste Fehler ist, dass einzelne Eigentümer parallel Mails schreiben, ohne dass jemand den Gesamtstand kennt. Beginnen Sie mit einer belastbaren Faktenlage. Diese drei Schritte gehören an den Anfang:

• Belegeinsicht und Rückstandsliste schriftlich anfordern, mit konkretem Anforderungskatalog und Frist. Verlangen Sie eine Aufstellung aller offenen Hausgelder je Einheit mit Fälligkeitsdatum sowie die zu jeder säumigen Einheit ergriffenen Maßnahmen.
• Protokolle und Abrechnungen der letzten drei Jahre sichten. Prüfen Sie insbesondere, ob und für welche Jahre der Verwaltung Entlastung erteilt wurde. Eine erteilte Entlastung schließt spätere Schadensersatzansprüche für den entlasteten Zeitraum weitgehend aus, soweit die Vorgänge aus der Abrechnung erkennbar waren. Dieser Befund prägt Ihre gesamte weitere Strategie.
• Anwaltliche Erstberatung einholen, wenn Verjährung droht oder größere Beträge im Raum stehen. Ein Fachanwalt für Wohnungseigentumsrecht kann die Fristenlage und die Erfolgsaussichten schnell einschätzen.

Der Verwaltungsbeirat ist für diesen Schritt das richtige Gremium. Nach § 29 Abs. 2 WEG unterstützt und überwacht er die Verwaltung — die Überwachung ist nicht nur ein Recht, sondern Teil seiner Aufgabe. Für ehrenamtlich tätige Beiräte gilt dabei ein Haftungsprivileg: Sie haften nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Wer allerdings jahrelang erkennbaren Missständen nicht nachgeht und trotzdem Entlastung empfiehlt, kann sich darauf nur begrenzt berufen.

Schritt 2: Die förmliche Abmahnung

Bevor Sie fristlos kündigen können, ist bei behebbaren Pflichtverletzungen in der Regel eine Abmahnung mit Fristsetzung nötig. Sie ist zugleich das Dokument, auf das Sie sich später berufen. Eine tragfähige Abmahnung enthält:

• Absender und Legitimation: Der Verwaltungsbeirat handelt in Wahrnehmung seiner Überwachungspflicht nach § 29 Abs. 2 WEG.
• Konkreter Sachverhalt: Welche Pflicht wird verletzt, seit wann, mit welchen bezifferten Folgen. Pauschale Vorwürfe helfen nicht.
• Rechtliche Einordnung: Verweis auf die verletzte Pflicht aus § 27 WEG.
• Konkreter Forderungskatalog mit angemessener Frist, üblicherweise mindestens 14 Tage: Rückstandsliste je Einheit, Dokumentation der ergriffenen Maßnahmen, Bestätigung verjährungshemmender Schritte für ältere Forderungen, Aufstellung der verfügbaren Mittel gegenüber den kurzfristigen Verbindlichkeiten.
• Angekündigte Konsequenz: Hinweis darauf, dass bei fruchtlosem Fristablauf die Einberufung einer außerordentlichen Versammlung mit dem Ziel der Abberufung und der fristlosen Kündigung empfohlen wird.

Versenden Sie die Abmahnung nachweisbar — per Einschreiben oder mit Empfangsbestätigung — und legen Sie sie zur Beiratsakte. Reagiert die Verwaltung nicht oder unzureichend, ist genau das der Beleg, den Sie für den nächsten Schritt brauchen.

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Schritt 3: Versammlung erzwingen, wenn nötig

Für Abberufung und Kündigung braucht es einen Beschluss — und damit eine Versammlung. Weigert sich die Verwaltung, sie einzuberufen, sind Sie nicht blockiert: Mehr als ein Viertel der Eigentümer kann die Einberufung in Textform verlangen. Kommt die Verwaltung dem nicht nach, kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder ein durch Beschluss bestimmter Eigentümer selbst einladen.

Achten Sie dabei auf die Formalien, sonst sind die gefassten Beschlüsse angreifbar: dreiwöchige Ladungsfrist, vollständige Ladung aller im Grundbuch eingetragenen Eigentümer und hinreichend bestimmte Tagesordnungspunkte. „Verschiedenes” trägt keine Abberufung.

Ein Mindestquorum gibt es nicht mehr — die Versammlung ist unabhängig von der Zahl der Erschienenen beschlussfähig. Das hilft Ihnen hier, verlangt aber saubere Vorbereitung, damit die Beschlüsse auch inhaltlich Bestand haben.

Schritt 4: Abberufung und Kündigung beschließen

In der Versammlung stehen typischerweise drei Beschlüsse auf der Tagesordnung, die getrennt gefasst werden sollten:

1. Abberufung der Verwaltung. Sie ist jederzeit mit einfacher Mehrheit möglich und beendet das Amt sofort. Ein wichtiger Grund ist dafür nicht erforderlich.
2. Fristlose Kündigung des Verwaltervertrags aus wichtigem Grund. Dieser Punkt ist der finanziell entscheidende: Ohne wichtigen Grund endet der Vertrag erst spätestens sechs Monate nach der Abberufung, und bis dahin kann die Vergütung weiterlaufen. Mit wichtigem Grund endet er sofort.
3. Beauftragung eines Rechtsanwalts mit der Prüfung und Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen, sofern der Gemeinschaft ein Schaden entstanden ist.

Dokumentierte, über längere Zeit unterlassene Beitreibung von Hausgeldforderungen mit daraus folgender Liquiditätsgefährdung gilt als klassischer wichtiger Grund. Ebenso schwer wiegen dauerhaft ausbleibende Jahresabrechnungen, verweigerte Belegeinsicht und Vermögensschäden. Ein einmaliges Versäumnis genügt dagegen in der Regel nicht — deshalb ist die vorherige Abmahnung so wichtig.

Bestellen Sie im selben Termin die neue Verwaltung, damit keine Lücke entsteht. Wie der Bestellungsbeschluss aufgebaut sein muss, erklärt der Ratgeber Verwalter bestellen in der WEG; die rechtlichen Feinheiten von Abberufung und Kündigung vertieft der Ratgeber Hausverwaltung kündigen.

Schritt 5: Übergang und finanzielle Rekonstruktion

Nach dem Wechsel beginnt die Aufräumarbeit. Drei Punkte sind vorrangig:

• Vollständige Aktenübergabe mit Frist und Übergabeprotokoll. Die Unterlagen gehören der Gemeinschaft, nicht der Verwaltung. Fehlende Positionen werden mit Nachreichfrist festgehalten.
• Konsequente Beitreibung aller Rückstände, beginnend mit den Forderungen, die als nächstes verjähren. Für die höchsten Rückstände kommt nach Titulierung die Zwangsversteigerung in Betracht; Hausgeldforderungen genießen dort ein gesetzliches Vorrecht.
• Liquidität sichern, gegebenenfalls über eine Sonderumlage mit klarer Zweckbindung und Verteilungsschlüssel. Kalkulieren Sie einen Sicherheitszuschlag für absehbare Ausfälle ein.

Damit sich die Lage nicht wiederholt, haben sich drei Routinen bewährt: ein Quartalsbericht der Verwaltung an den Beirat mit Saldenstand und Stand der Beitreibung, eine jährliche Verjährungsprüfung im dritten Quartal und feste Tagesordnungspunkte zu Liquidität und Vermögensbericht in jeder ordentlichen Versammlung.

Den vollständigen Ablauf des Wechsels mit Zeitplan und Übergabe-Checkliste finden Sie im Ratgeber Hausverwaltung wechseln. In dicht besetzten Märkten wie Hamburg sollten Sie parallel zur Abmahnung bereits Angebote einholen — die Suche dauert oft länger als die Beschlussfassung.

Fazit

Untätigkeit der Verwaltung ist kein Grund zum Abwarten, sondern zum strukturierten Vorgehen: Fakten sichern, förmlich abmahnen, Versammlung einberufen — notfalls über das Viertel-Quorum — und Abberufung, Vertragskündigung und Neubestellung getrennt beschließen. Entscheidend ist die Dokumentation: Nur wer die Pflichtverletzungen belegen kann, trägt die fristlose Kündigung aus wichtigem Grund und spart der Gemeinschaft bis zu sechs Monate Vergütung. Prüfen Sie früh, für welche Jahre bereits Entlastung erteilt wurde, und handeln Sie vorrangig bei Forderungen, die zu verjähren drohen. Bei größeren Beträgen oder drohendem Streit über den Kündigungsgrund lohnt sich anwaltlicher Rat, bevor Sie beschließen. Dieser Beitrag bietet eine redaktionelle Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Quellen

• Wohnungseigentumsgesetz (WEG), § 27 — Aufgaben und Befugnisse des Verwalters
• Wohnungseigentumsgesetz (WEG), § 26 — Bestellung und Abberufung des Verwalters
• Wohnungseigentumsgesetz (WEG), § 29 — Verwaltungsbeirat
• Wohnungseigentumsgesetz (WEG), § 24 — Einberufung, Vorsitz, Niederschrift
• Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), § 314 — Kündigung von Dauerschuldverhältnissen aus wichtigem Grund