Zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG

Wenn eine Eigentümergemeinschaft einen neuen Verwalter bestellt, taucht seit einigen Jahren regelmäßig dieselbe Frage auf: Muss der Bewerber zertifiziert sein? Die Antwort ist nicht pauschal ja oder nein — sie hängt von der Größe der Anlage und davon ab, ob die Eigentümer den Nachweis aktiv verlangen. Klar ist dagegen die Rechtsfolge: Wo der Anspruch besteht und trotzdem ein nicht zertifizierter Verwalter bestellt wird, ist der Bestellungsbeschluss anfechtbar. Dieser Ratgeber erklärt, wann Sie als Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangen können, welche Qualifikationen die IHK-Prüfung ersetzen und worauf Sie beim Nachweis achten sollten.

Was „zertifizierter Verwalter” rechtlich bedeutet

Der Begriff ist gesetzlich geschützt. § 26a WEG legt fest, wer sich als zertifizierter Verwalter bezeichnen darf: Wer vor der Industrie- und Handelskammer eine Prüfung abgelegt hat, in der er rechtliche, kaufmännische und technische Kenntnisse für die Verwaltung von Wohnungseigentum nachweist. Die Einzelheiten regelt die Verordnung über die Prüfung zum zertifizierten Verwalter (ZertVerwV).

Wichtig ist die Abgrenzung zu zwei anderen Nachweisen, die in der Praxis oft verwechselt werden:

• Die Gewerbeerlaubnis nach § 34c GewO braucht jeder, der gewerbsmäßig Wohnimmobilien verwaltet. Sie setzt persönliche Zuverlässigkeit, geordnete Vermögensverhältnisse und eine Berufshaftpflichtversicherung voraus — aber keine fachliche Prüfung. Ohne diese Erlaubnis darf eine Verwaltung überhaupt nicht tätig werden.
• Die Weiterbildungspflicht verlangt 20 Stunden Fortbildung in drei Jahren. Sie gilt zusätzlich und dauerhaft, ersetzt die Zertifizierung aber nicht.

Die Zertifizierung ist also ein einmaliger Qualifikationsnachweis, der die Bestellbarkeit gegenüber Ihrer Gemeinschaft betrifft. Die Gewerbeerlaubnis betrifft die Zulässigkeit der Tätigkeit überhaupt. Beides sollten Sie vor einer Beauftragung getrennt abfragen.

Wann Sie einen zertifizierten Verwalter verlangen können

Der eigentliche Anspruch steht nicht in § 26a WEG, sondern in § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG. Dort ist die Bestellung eines zertifizierten Verwalters als Regelfall ordnungsmäßiger Verwaltung genannt. Jeder einzelne Eigentümer kann sie danach grundsätzlich verlangen.

Der Anspruch entfällt nur, wenn drei Voraussetzungen gleichzeitig vorliegen:

Entscheidend ist das Wort „gleichzeitig”. Sobald eine dieser Bedingungen wegfällt, lebt der Anspruch auf. Praktisch heißt das: In einer Anlage mit zehn Einheiten besteht der Anspruch immer. In einer Anlage mit sechs Einheiten, die von einem Miteigentümer verwaltet wird, besteht er zunächst nicht — aber sobald ein Drittel der Eigentümer den Nachweis fordert, ist er da. Dieses Drittel-Quorum ist der Hebel, den viele kleine Gemeinschaften nicht kennen.

Ein Detail, das häufig missverstanden wird: Ein Eigentümer, der seine eigene größere Anlage selbst verwaltet, ist nicht automatisch von der Prüfungspflicht befreit. Die Ausnahme greift nur unterhalb der Neun-Einheiten-Schwelle und nur, solange das Drittel-Quorum nicht erreicht ist.

Übergangsfristen: Warum seit Juni 2024 keine Ausreden mehr gelten

Der Gesetzgeber hat den Übergang gestaffelt, und die Fristen sind inzwischen sämtlich abgelaufen. Der Anspruch der Eigentümer aus § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG gilt seit dem 1. Dezember 2023. Für Verwaltungen, die schon am 1. Dezember 2020 in einer Gemeinschaft tätig waren, sah § 48 Abs. 4 WEG einen Bestandsschutz vor: Sie galten gegenüber genau dieser Gemeinschaft bis zum 1. Juni 2024 als zertifiziert, ohne die Prüfung abgelegt zu haben.

Seit Ablauf dieses Datums gilt für Ihre Gemeinschaft:

• Bei jeder Neubestellung muss der Bewerber den Nachweis führen, sofern der Anspruch nach den oben genannten Schwellen besteht.
• Bei laufenden Bestellungen wird die Bestellung nicht rückwirkend unwirksam, nur weil der Bestandsschutz entfallen ist. Der Verwalter darf sich aber nicht mehr als zertifiziert bezeichnen.
• Bei der nächsten Wiederbestellung greift der Anspruch voll. Spätestens dann müssen Sie entscheiden, ob Sie den bisherigen Verwalter ohne Zertifizierung weiter beauftragen wollen — und riskieren, dass ein einzelner Eigentümer den Beschluss anficht.

Vier Qualifikationen, die die Prüfung ersetzen

Nicht jeder zertifizierte Verwalter hat die IHK-Prüfung abgelegt. Die ZertVerwV stellt vier Personengruppen der bestandenen Prüfung gleich. Sie dürfen sich ohne weitere Prüfung als zertifizierte Verwalter bezeichnen:

• Volljuristen mit der Befähigung zum Richteramt nach dem Deutschen Richtergesetz.
• Hochschulabsolventen mit immobilienwirtschaftlichem Schwerpunkt, deren Studium rechtliche, kaufmännische und technische Inhalte umfasst hat. Die Anerkennung erfolgt auf Antrag bei der IHK.
• Immobilienkaufleute sowie Kaufleute der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft mit abgeschlossener Berufsausbildung.
• Geprüfte Immobilienfachwirte mit IHK-Abschluss.

Für Ihre Prüfung als Eigentümer bedeutet das: Ein Bewerber, der kein IHK-Zertifikat über die bestandene Prüfung vorlegt, ist nicht automatisch unqualifiziert. Fragen Sie gezielt nach, auf welche der vier Gruppen er sich beruft, und lassen Sie sich den entsprechenden Abschluss zeigen.

Eine wichtige Besonderheit gilt für Verwaltungsfirmen. Bei einer GmbH oder einer anderen juristischen Person kommt es nicht auf die Qualifikation der Geschäftsführung an, sondern auf die der Beschäftigten, die Ihre Gemeinschaft tatsächlich betreuen. Ein Geschäftsführer mit Zertifikat nützt Ihnen wenig, wenn Ihre Anlage von einer nicht qualifizierten Sachbearbeitung verwaltet wird. Bei Einzelunternehmen muss der Inhaber selbst zertifiziert sein.

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Was in der Prüfung verlangt wird

Ein Blick auf den Prüfungsstoff hilft einzuschätzen, was das Zertifikat inhaltlich aussagt. Die IHK-Prüfung besteht aus einem schriftlichen und einem mündlichen Teil und deckt drei Bereiche ab:

• Rechtliche Grundlagen: Wohnungseigentumsgesetz mit Gemeinschaftsordnung, Beschlusskompetenzen, Versammlungsleitung und Beschlussanfechtung; Grundzüge des BGB und des Mietrechts; Bauordnungsrecht und Verkehrssicherungspflichten.
• Kaufmännische Grundlagen: Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht, die Trennung von Erhaltungsrücklage und laufendem Haushalt sowie steuerliche Grundzüge.
• Technische Grundlagen: Bauteilkenntnisse zur Beurteilung von Erhaltungsmaßnahmen, Gebäudetechnik, Brandschutz, Trinkwasserhygiene und energetische Sanierung. Dazu gehört die Unterscheidung zwischen Erhaltungsmaßnahme und baulicher Veränderung.

Die Zertifizierung gilt unbefristet, eine Rezertifizierung ist nicht vorgesehen. Das ist ein Punkt, den Sie im Hinterkopf behalten sollten: Ein Zertifikat aus dem Jahr 2022 sagt nichts darüber aus, ob die Verwaltung aktuelle Rechtsprechung verfolgt. Die laufende Weiterbildungspflicht von 20 Stunden je Dreijahreszeitraum bleibt daneben bestehen — und danach dürfen Sie ausdrücklich fragen.

So prüfen Sie den Nachweis in der Praxis

Machen Sie die Qualifikation zu einem festen Punkt Ihres Auswahlverfahrens, nicht zu einer Nachfrage am Rande der Versammlung. Diese Schritte haben sich bewährt:

• Nachweis schriftlich anfordern, bevor der Bewerber auf die Tagesordnung kommt — entweder das IHK-Zertifikat oder den gleichgestellten Abschluss.
• Bei Firmen nach der zuständigen Person fragen: Wer betreut Ihre Anlage konkret, und welche Qualifikation hat diese Person?
• Kopie zur Verwaltungsakte nehmen, damit der Nachweis auch Jahre später und bei einem Beiratswechsel auffindbar bleibt.
• Im Beschlussvorschlag benennen, auf welcher Grundlage der Bewerber als zertifiziert gilt. Das macht den Beschluss gegen spätere Anfechtungen robuster.
• Gewerbeerlaubnis und Berufshaftpflicht getrennt abfragen — beides gehört ohnehin zur Prüfung des Verwaltervertrags, wie der Ratgeber Verwaltervertrag prüfen im Detail zeigt.

In großstädtischen Märkten wie Frankfurt am Main ist die Zahl zertifizierter Verwaltungen inzwischen gut, in ländlichen Regionen und bei sehr kleinen Anlagen kann die Suche länger dauern. Planen Sie deshalb genug Vorlauf ein, statt unter Zeitdruck einen Bewerber ohne Nachweis zu bestellen.

Was passiert, wenn der Nachweis fehlt

Wird trotz bestehenden Anspruchs ein nicht zertifizierter Verwalter bestellt, ist der Bestellungsbeschluss anfechtbar. Die Anfechtungsklage muss binnen eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben werden; die Begründung folgt innerhalb von zwei Monaten. Hebt das Gericht den Beschluss auf, bleiben die zwischenzeitlich vorgenommenen Rechtsgeschäfte gegenüber Dritten zwar wirksam — die Gemeinschaft steht aber mitten in laufenden Vorgängen ohne bestellten Verwalter da.

Für Sie als Eigentümer heißt das zweierlei. Wenn Sie einen zertifizierten Verwalter wollen, haben Sie ein durchsetzbares Recht und müssen es nicht ausdiskutieren. Wenn Ihre Gemeinschaft dagegen bewusst einen bewährten, nicht zertifizierten Verwalter behalten möchte, sollten Sie wissen, dass ein einzelner Eigentümer diese Entscheidung kippen kann. Eine offene Aussprache vor der Beschlussfassung ist in diesem Fall der bessere Weg als eine knappe Mehrheitsentscheidung.

Fazit

Der zertifizierte Verwalter ist seit Juni 2024 keine Zukunftsfrage mehr, sondern geltender Maßstab. In Anlagen ab neun Einheiten können Sie den Nachweis immer verlangen; in kleineren Anlagen genügt ein Drittel der Eigentümer, um den Anspruch auszulösen. Neben der IHK-Prüfung sind vier Abschlüsse gleichgestellt — fragen Sie deshalb konkret nach, worauf sich ein Bewerber beruft, und bei Verwaltungsfirmen danach, wer Ihre Anlage tatsächlich betreut. Die Zertifizierung ersetzt allerdings weder die Gewerbeerlaubnis noch die laufende Weiterbildung und sagt nichts über die Servicequalität aus. Welche weiteren Kriterien zählen, zeigt der Ratgeber Gute Hausverwaltung erkennen; wie die Bestellung formal abläuft, erklärt der Ratgeber Verwalter bestellen in der WEG. Dieser Beitrag bietet eine redaktionelle Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Quellen

• Wohnungseigentumsgesetz (WEG), § 26a — Zertifizierter Verwalter
• Wohnungseigentumsgesetz (WEG), § 19 — Ordnungsmäßige Verwaltung und Benutzung
• Wohnungseigentumsgesetz (WEG), § 48 — Übergangsvorschriften
• Verordnung über die Prüfung zum zertifizierten Verwalter nach dem Wohnungseigentumsgesetz (ZertVerwV)
• Gewerbeordnung (GewO), § 34c — Makler, Bauträger, Baubetreuer, Wohnimmobilienverwalter